앞서 애크로뱃 9 버전의 맛집 포트폴리오 기능 http://itviewpoint.com/134407 에 대해 소개를 했다. 

# 강추 - 제작 최종 결과물 내려받기 (118MB, ‘다른 이름으로 저장’하세요)
http://itviewpoint.com/data/Foods_4_lovely_couple_10_recommendations.pdf

#평가판 및 리더 다운로드 (9.0 이상 호환 최신 리더SW가 필요함)
http://www.acrobatpdf.com/data/data01.asp

그러나 사실 어도비로부터 사무용으로 넘겨받은 정품의 주 용도는 달라졌다. 포트폴리오 기능의 경우 말 그대로 포트폴리오의 목적에는 최적화되어 있다. 그러나 사무 환경에서는 주요 콘텐츠를 PDF 형태로 변환한다거나 PDF 문서 형태로 재가공하는 기교들이 대거 사용됐다. ITViewpoint 에서는 현재 (1) 업무 환경에서 실제로 PDF를 사용하고 있으며 (2) PDF 웨비나 형태의 콘텐츠 서비스 http://itviewpoint.com/pdf 도 고려 중이다. 다만 요즘 개인적인 사정으로 인해 의도한 만큼 빨리 진행되진 못하고 있다.

협업 도구나 PDF 양식 기능은 복잡한 업무 환경에서는 생각보다는 직관적이진 않다. 작은 사무실에서 커뮤니케이션 방식을 PDF로 완전히 통일한다는 조건이거나 PDF 일처리가 익숙해지면 모를까, 대부분 자체 플랫폼을 가지고 있는 상황에서 사무 환경에 깊숙이 치고 들어오기 까지는 상당한 시간이 걸릴 것이다. 협업은 참여하는 사람들의 일부 동의만으로는 안 된다. 만장일치가 돼야 한다.

사무 환경에서 복잡한 어려움 없이 활용할 수 있는 몇 가지 PDF 제작 기능을 소개해 본다. 특히 주요 애플리케이션 속에 연동되는 기능들이 매우 인상적이다.


1. 웹페이지를 통째로 PDF 만들기 - 동영상 포함

현재 보고 있는 웹페이지를 PDF로 깨짐 없이 통째 담아 낼 수 있는 PDF 기능은 사실 버전 9이 처음은 아니다. 그러나 지난 버전에서는 사실상 제대로 사용하기 힘들 정도로 엉망이었던 걸로 기억한다. 이번에 나온 버전 9에서는 웹페이지를 거의 손상 없이 한번에 PDF로 전환할 수 있다. 특히 이미지는 물론이고 플래시 영상 링크값 까지도 망치지 않고 제공한다. 블로그 콘텐츠 또는 각장 웹 콘텐츠를 웹페이지 상에서 통째 변환시켜 서비스를 해야 할 경우가 있는데, 매우 유용하다.

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웹페이지를 보면서 직접 전환이 가능하다. 원클릭 변환이 가능한 것이다.


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특히 웹페이지 전환 저장 기능은 셀렉트 버튼이 있어서 더 인상적이다. 이 기능을 이용하면 웹페이지의 특정 부분만 PDF로 선택 저장이 가능하다. 게다가 저장 부분을 다중 선택도 가능하다.
 

이처럼 기타 주요 애플리케이션과 직접 연동되는 PDF 기능들은 애크로뱃 설치 시에 'PDF 메이커'라는 기능이 함께 설치되기 때문이다. 윈도 전용이라는 점이 아쉽긴 하지만 매우 유용하다.
 
지원 응용 프로그램으로는 ▲MS 오피스 프로그램 시리즈 (워드, 엑셀, 파워포인트, 아웃룩, 엑세스) ▲IE(인터넷 익스플로러) ▲로터스 노트 ▲오토캐드 ▲MS 비지오, 프로젝트 다.

각종 소프트웨어 환경에서 PDF를 어떻게 직접 만들 수 있는지 더 살펴보자.

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메모장에서는 변환 기능은 없지만 '인쇄' 메뉴에서 Adobe PDF 프린터로 인쇄하면 된다.
 
 
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MS 워드에서는 PDF로 저장하기 기능이 있다. 
 
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보내기 기능에도 PDF 저장 기능이 내장되었다. PDF로 저장해 e메일로 전송하는 기능 등이 대표적이다.
 
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이 밖에도 엑셀, 파워포인트 등에는 아예 acrobat 이라는 탭이 생성된다. 이 곳에서는 PDF로 만들기 등을 비롯해 다양한 기능을 제어할 수 있다. embeded 3D 메뉴도 눈길을 끈다.
 
 
2. 플래시를 PDF로 만들기
 
PDF 규약이 바뀌긴 했지만, 버전 9에서는 플래시가 가지고 있는 기능과 특성을 대부분 흡수했다. 앞서 소개한 포트폴리오 제작 기능 역시 플래시 기술이 스며 들어간 가장 결정적인 결과물 중 하나다. 이 때문에 플래시 파일 자체를 PDF로 변환할 수 있는 기능이 있다. 또한 플래시 변환 시에는 대화상자를 통해 다양한 옵션을 넣을 수 있어 플래시 콘텐츠 자체에 대한 메타 정보를 별도로 관리할 수 있다는 점은 매력적이다.

extended 버전에서는 동영상을 PDF로 변환하기 위해서는 퀵타임7이 설치되어 있어야 한다. 또한 특정 부분의 영상 정지화상을 메인 썸네일 이미지로 지정하는 기능도 제공한다.

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3. PDF 재이용 하기 - 워드 및 엑셀로 보내기

다양한 PDF 자료가 들어온다. 사무용 서류들은 편집 가능한 문서 규격 자체일 경우도 있지만, 보안을 위해 PDF로 전달하는 경우도 많다. (여담이지만 PDF로 제작했다고 해서 무조건 보안상 안전한 것은 아니다. PDF에서 편집을 불가능하게 하는 옵션을 선택해야 애크로뱃에서 편집이 불가능해진다)

PDF에서 불러 낸 파일은 MS 워드 문서 규격을 비롯해 RTF, XML 1.0, HTML, 이미지 등 다양한 규격으로 변환이 가능하다. 엑셀과 연동도 가능하다. PDF 안의 표를 드래그 한 뒤에 '스프레드시트에서 표로 열기' 라는 메뉴를 클릭하면 된다.

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#### 보너스 - PDF 보안 기능에 대한 고찰

앞서 설명한 대로 PDF 문서는 PDF로 제작했다고 해서 무조건 보안상 안전한 것은 아니다. PDF에서 편집을 불가능하게 하는 옵션을 선택해야 애크로뱃에서 편집이 불가능해진다. PDF를 이용한 완벽한 기업문서 보안 시나리오는 어떤 것이 있을까. 몇 가지 정리해 보았다.

(1) 일단 무조건 막는다 - PDF 문서규격 자체에 대한 보안이다. 이러한 경우는 일부일 것으로 보인다.

(2) 암호 보안 - 미리 암호를 알 고 있는 사람들이 열람하거나, 작성, 인쇄, 복사 등 조작을 허용하는 방식. 버전 9에서는 256bit AES를 지원한다.

(3) 공개 키 보안 (디지털 ID) - 공개 키 증명 (PKI) 방식의 전자서명으로 문서 진위를 증빙하거나 암호화하는 방식. 전자증명서가 등록된 사용자만 문서를 열람할 수 있다. 접근수준도 세밀하게 조절 가능하다.

(4) 전자봉투 보안 - 첨부파일 형식에 보안을 거는 방식. PDF를 전자봉투화하여 삽입하고, 전자봉투를 암호화한 뒤에 e메일을 발송한다.

(5) Adobe LiveCycle Rights Managements ES와 연계 - 별도로 판매중인 어도비 제품군을 구입해 보안 기능을 강화하는 경우. PDF 보안 정책의 종합판이다. 발신 후에도 이용자 및 이용범위등을 필요에 따라 동적으로 조절 가능하다. 상대방에게 전달된 PDF를 원격 제어함으로서 정보 자산관리를 할 수 있다. 돈은 들지만 (당연히) 가장 강력하다.

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어도비의 PDF 띄우기, 그리고 애크로뱃 기능의 눈부신 발전은 상상을 초월한다. 초보적인 단계라도 좋다. 사무 환경에서 원칙을 정해 PDF를 효율적으로 활용해보자. 문서 정보 관리를 넘어 기업 데이터 규격의 단일화 작업에 적합한 규격 중 하나다.

ITViewpoint 서명덕 기자
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